Deutschland unterscheidet zwischen zwei Hauptarten der Selbstständigkeit: Freiberufler und Gewerbetreibende. Diese Unterscheidung ist entscheidend, wenn ihr ein Unternehmen gründet, Genehmigungen beantragt oder eure Steuern regelt.
Freiberufler sind qualifizierte Fachkräfte, die spezialisierte Dienstleistungen anbieten. Typische Beispiele sind Lehrkräfte, Ingenieur:innen, IT-Expert:innen, Anwält:innen und Künstler:innen. Ihre Arbeit basiert auf Fachwissen und nicht auf dem Verkauf von Produkten.
Im Gegensatz dazu zählen zu den Gewerbetreibenden alle anderen selbstständigen Personen, insbesondere diejenigen, die kommerzielle Tätigkeiten wie Onlineshops, monetarisierte Websites oder Dienstleistungsunternehmen betreiben, die nicht unter die anerkannten freien Berufe fallen.
Warum ‚freelancer‘ nicht immer Freiberufler bedeutet
Eine häufige Fehlerquelle, besonders für Expats, ist die Sprache. Das englische Wort „freelancer“ bedeutet im deutschen Recht nicht automatisch Freiberufler. Dieses Missverständnis führt oft zu einer falschen Anmeldung – häufig ohne, dass euch die finanziellen Folgen bewusst sind.
Oft merkt ihr das Problem erst später, wenn zusätzliche Steuern oder Gebühren fällig werden. Der entscheidende Unterschied liegt bei den Pflichten: Gewerbetreibende müssen ihr Gewerbe anmelden und dafür eine Gewerbeanmeldung mit Gewerbeschein durchführen.
Außerdem müssen sie Gewerbesteuer zahlen, der Industrie- und Handelskammer (IHK) beitreten und sich zum Teil ins Handelsregister eintragen. Je nach Umsatz sind sie möglicherweise auch zur doppelten Buchführung verpflichtet – das macht alles aufwändiger. Freiberufler bleiben von den meisten dieser Anforderungen verschont, ihr Einstieg ist also meist einfacher und günstiger.
Aufenthaltstitel und Kosten durch Falscheinstufung
Die Einstufung wirkt sich auch auf Aufenthalt und Einwanderung aus. Gewerbetreibende können nach drei Jahren einen dauerhaften Aufenthalt beantragen, während Freiberufler meist fünf Jahre warten müssen. Für den Umgang mit Umsatzsteuer und Kleinunternehmerregelung gelten aber für beide Gruppen dieselben Regeln.
Die endgültige Entscheidung darüber trifft das Finanzamt. Eine Falscheinstufung kann dazu führen, dass ihr Steuern nachzahlen müsst, Mitgliedsbeiträge anfallen oder Strafzahlungen drohen – das kann schnell mehrere tausend Euro kosten. In manchen Fällen ist es sogar nötig, verschiedene Tätigkeiten zu trennen und sie steuerlich gesondert anzugeben.